Sie haben einen Kaufvertrag unterzeichnet, warten seit Wochen auf eine Kopie der Urkunde oder müssen eine Vollmacht für eine Unterschrift aus der Ferne erteilen. In jedem dieser Fälle spielt der an den Notar gerichtete Brief eine direkte Rolle bei der Schnelligkeit der Bearbeitung Ihres Antrags. Ein gut strukturierter Brief beschränkt sich nicht auf Höflichkeit: Er organisiert Ihre Anfrage, damit die Notarkanzlei ohne Rückfrage handeln kann.
Vollmacht für Immobilienverkauf: Was die Standardmodelle vergessen
Die meisten online verfügbaren Briefvorlagen für Notare bieten eine vage Vollmacht an, wie “Ich erteile Herrn X die Vollmacht, in meinem Namen zu unterschreiben”. Dieses Detailniveau ist für einen Immobilienverkauf unzureichend.
Eine notarielle Vollmacht muss speziell und nicht allgemein sein. Das bedeutet, dass sie das betroffene Objekt genau beschreibt (Adresse, Katasterreferenzen), die übertragenen Befugnisse (Unterzeichnung der notariellen Urkunde, Entgegennahme des Preises) und den Umfang der erlaubten Unterschriften festlegt.
Sie können auch einen Mindestpreis einfügen, unter dem der Bevollmächtigte nicht verkaufen darf. Dieses Detail schützt den abwesenden Verkäufer am Tag der Unterschrift. Es zu vergessen, bedeutet, der bevollmächtigten Person völlige Freiheit zu gewähren, was im Falle eines späteren Dissenses problematisch sein kann.
Wenn Sie einen Brief an den Notar auf Diag Immo vorbereiten, finden Sie Beispiele, die diese oft in allgemeinen Vorlagen fehlenden Angaben enthalten.
Die Angaben, die in die Vollmacht aufgenommen werden müssen
- Die vollständige Identität des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse)
- Die Beschreibung des Objekts: Adresse, Fläche, Katasterreferenzen und gegebenenfalls Wohnungseigentumsnummer
- Die genauen Befugnisse: Unterzeichnung der notariellen Verkaufsurkunde, Entgegennahme des Preises, Übergabe der Schlüssel
- Den akzeptierten Mindestverkaufspreis, falls Sie eine Grenze festlegen möchten
- Die Gültigkeitsdauer der Vollmacht
Erinnerung an einen Notar per E-Mail oder Brief: Format an die Situation anpassen
Sie haben vor mehreren Wochen einen Nachlassantrag eingereicht und keine Neuigkeiten erhalten. Soll man einen Einschreiben oder eine einfache E-Mail senden? Die Antwort hängt davon ab, was Sie erreichen möchten.
Die E-Mail eignet sich für eine einfache Nachverfolgung. Halten Sie sie sehr kurz: eine einzige Anfrage, die Aktenzeichen gleich in der ersten Zeile und einen klaren Betreff (“Erinnerung – Nachlassakte Nr. XXX”). Die Notarkanzleien bearbeiten täglich Dutzende von E-Mails. Eine Nachricht mit drei Absätzen wird überflogen oder gar aufgeschoben.
Das Einschreiben mit Rückschein wird notwendig, sobald eine vertragliche Frist naht oder ein Streit entsteht. Es schafft einen rechtlich verbindlichen Nachweis, den eine E-Mail allein nicht mit derselben Beweiskraft garantiert.
Wann vom E-Mail zum Einschreiben wechseln
Wenn Ihre erste Erinnerung per E-Mail nach etwa zehn Werktagen unbeantwortet bleibt, wechseln Sie zum Einschreiben. Erwähnen Sie das Datum Ihrer vorherigen Sendung und fügen Sie eine Kopie der ursprünglichen E-Mail bei. Diese Chronologie zeigt Ihren guten Willen und ermutigt die Kanzlei, Ihren Fall zu priorisieren.
Beschwerdebrief an den Notar im Falle eines Immobilienstreits
Honorare anzufechten, einen nachteiligen Verzug zu melden oder einen Informationsmangel zu beanstanden, geschieht nicht mit demselben Schreiben wie eine Anfrage nach einer Kopie der Urkunde. Der Beschwerdebrief folgt einer anspruchsvolleren Logik.
Beginnen Sie mit der vollständigen Identifizierung der Notarkanzlei: Name des Notars, Adresse der Kanzlei, CRPCEN-Nummer, falls Sie diese kennen. Rekonstruieren Sie dann die Chronologie der Ereignisse sachlich, ohne emotionale Kommentare. Daten, ausgetauschte Dokumente, eingegangene Verpflichtungen: Jedes Element muss überprüfbar sein.
Qualifizieren Sie den vorgeworfenen Mangel. “Sie haben die Frist nicht eingehalten” ist weniger effektiv als “Die Urkunde sollte vor dem [Datum] unterzeichnet werden, gemäß dem Vertrag vom [Datum], und diese Frist wurde ohne vorherige Benachrichtigung nicht eingehalten”.
Schließen Sie mit einer freundlichen Anfrage und einer Frist für die Antwort ab. Eine Frist von etwa zwei Wochen ist üblich. Geben Sie an, dass Sie ohne Rückmeldung in dieser Frist beabsichtigen, den Präsidenten der Abteilungskammer der Notare zu kontaktieren.
Anfrage nach einer Kopie der notariellen Urkunde: Informationen, die die Bearbeitung beschleunigen
Eine Kopie der Verkaufsurkunde oder eine Eigentumsbescheinigung anzufordern, scheint einfach. Die Realität ist, dass viele Briefe unvollständig in der Kanzlei ankommen, was einen zusätzlichen Hin- und Rückweg verursacht und die Ausstellung des Dokuments verzögert.
Damit ein Notariatsmitarbeiter Ihre Urkunde schnell findet, muss Ihr Brief Folgendes enthalten:
- Den Typ der angeforderten Urkunde: Verkaufsurkunde, Eigentumsbescheinigung, Schenkungsurkunde, Erbschaftsurkunde
- Das Datum der Unterzeichnung der Originalurkunde, auch wenn es nur ungefähr ist
- Die vollständige Adresse des betroffenen Objekts und die Namen der Parteien (Verkäufer und Käufer oder Verstorbener und Erben)
- Die Aktennummer, falls Sie diese haben (sie steht auf den vorherigen Korrespondenzen der Kanzlei)
- Eine Kopie Ihres Ausweises, die oft für Anfragen nach einer authentischen Kopie erforderlich ist
Der Betreff des Schreibens sollte diese Informationen in komprimierter Form wiedergeben. Zum Beispiel: “Anfrage nach authentischer Kopie – Verkaufsurkunde vom [Adresse] – Akte [Referenz]”. Ein präziser Betreff verhindert, dass Ihr Schreiben als wartend auf Ergänzungen abgelegt wird.
Höflichkeitsformel für ein Schreiben an den Notar
Adressieren Sie den Notar mit “Maître” als Anrede. Am Ende bleibt die passendste Formel “Ich bitte Sie, Maître, die Ausdruck meiner besten Grüße zu akzeptieren”. Vermeiden Sie “Herr Notar” oder “Frau Notarin”, die als protokollarisch ungenau gelten.
Die Qualität eines Schreibens an den Notar hängt weniger vom gewählten Modell ab als von den Informationen, die es enthält. Ein Brief mit drei Zeilen, der die richtige Aktenreferenz und die richtigen Anlagen enthält, wird immer schneller bearbeitet als ein einseitiges Schreiben ohne Aktennummer. Lesen Sie Ihr Schreiben vor dem Versand noch einmal durch mit der einfachen Frage: Kann der Mitarbeiter, der es erhält, handeln, ohne mich zurückzurufen?